Dokumen Data di Gabungan Surat

Posted by

Ada dua bagian gabungan surat di Microsoft Word: dokumen data dan sumber data. Dokumen data menentukan bagaimana dokumen yang sudah jadi (gabungan surat) akan terlihat, dan mencakup tata letak dan gaya. Sumber data menampung semua data yang ditempatkan ke dalam dokumen jadi, seperti nama dan alamat.

Ada dua macam dokumen data. Untuk jenis pertama, setiap rekaman data di sumber data Anda akan membuat dokumennya sendiri. Misalnya, jika Anda mengirimkan siaran pers ke semua pelanggan Anda, setiap pelanggan akan mendapatkan satu dokumen. Jenis dokumen data yang kedua mencakup informasi dari banyak catatan di sumber data, semua dalam dokumen yang sama. Pikirkan katalog dan direktori sebagai contoh semacam ini.

Saat Anda memulai proses Gabungan Surat, Anda perlu memutuskan jenis dokumen data yang Anda kerjakan. Klik Surat tab dan kemudian klik Mulai Gabungan Surat.

Mulai Gabungan Surat

Surat, pesan email, dan amplop menggunakan satu catatan per dokumen keluaran, sementara label dan direktori menggunakan beberapa catatan untuk setiap dokumen keluaran.

Setelah Anda memilih jenis dokumen data yang akan dibuat, Anda perlu memilih sumber data Anda. Untuk mempermudah, kita akan menggunakan spreadsheet Excel yang menyimpan daftar pelanggan dan detailnya, yaitu:

  • nama depan
  • nama keluarga
  • baris alamat 1
  • Alamat Baris 2
  • kota
  • daerah
  • Kode Pos

Spreadsheet terlihat seperti ini:

Spreadsheet Pelanggan
klik untuk memperbesar

Klik Pilih Penerima dalam Mulai Gabungan Surat grup (di Surat tab). Karena kami sudah menyiapkan data di spreadsheet Excel kami, kami akan memilih Gunakan Daftar yang Ada.

Gunakan Daftar yang Ada - Gabungan Surat

Temukan spreadsheet, pilih, lalu klik Buka. Di jendela berikutnya, pilih di lembar kerja mana data Anda berada. Klik OK. Sepertinya tindakan ini tidak melakukan apa-apa, tetapi sebenarnya Word telah mendeteksi data apa yang ada di spreadsheet dan menyediakan file Sisipkan Kolom Gabungan tombol perintah di Tulis & Sisipkan Bidang kelompok. Jika Anda sekarang mengkliknya, Anda dapat memilih dari daftar kolom data di spreadsheet. Bidang apa pun yang Anda pilih akan dimasukkan ke dalam dokumen data tempat kursor ditempatkan.

Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan salam “Yang Terhormat” dalam surat Anda, diikuti dengan nama depan pelanggan.

Nama Depan yang Terhormat

Alat gabungan surat di Word cukup kuat, dan mencakup fasilitas seperti dapat memasukkan blok alamat, menentukan tampilan baris salam, dll. Kami akan membahasnya secara lebih mendalam di tutorial selanjutnya, tetapi untuk saat ini hanya sekedar merasakan untuk mengetahui cara kerja dokumen data. Pada dasarnya, Anda menyusun dokumen dan menyisipkan kolom dari spreadsheet Anda (atau sumber data lain) di tempat yang tepat.

Ketika Anda telah selesai mempersiapkan dokumen data Anda, saatnya untuk melakukan gabungan surat itu sendiri. Mengklik Selesai & Gabungkan perintah di grup Selesai menyajikan tiga opsi.

Selesai Dan Gabungkan Di Word

Saat Anda memilih salah satu pilihan, dokumen data yang telah Anda siapkan digabungkan dengan data aktual di lembar bentang. Data nyata dari spreadsheet Anda ditempatkan di semua tempat Anda menyisipkan kolom gabungan.